فاکتور رسمی را بسیاری از شرکت‌ها صادر می‌کنند اما هر شرکتی نمی‌تواند فاکتور رسمی مورد تائید وزارت امور اقتصاد و دارایی صادر کند.

در فاکتور رسمی مواردی باید قید شود که بر اساس قوانین وزارت دارایی باشد و همین آن را از انواع دیگر مثل فاکتور غیررسمی، فاکتور انبار، فاکتور شخصی، پیش فاکتور، فاکتور نمایشی و… متمایز می‌کند.

امروزه نرم‌افزارهای حسابداری صدور انواع فاکتور را بسیار ساده و سریع کرده‌اند.

آیا همه باید فاکتور رسمی صادر و یا دریافت کنند؟

البته در همه موارد لزومی به صدور و یا دریافت فاکتور رسمی نیست اما اگر خریدار کالا یا خدمتی را دریافت کند که مشمول نظام مالیات بر ارزش‌افزوده باشد، باید فاکتور رسمی از فروشنده دریافت کند.

اگر فروشنده از صدور فاکتور رسمی خودداری کند خاطی بوده و طبق قانون با او برخورد می‌شود.

بنابراین صدور فاکتور رسمی به بزرگ یا کوچک بودن بنگاه‌ها و شرکت‌های اقتصادی یا به کم‌وزیاد بودن هزینه کالا یا خدمات ربطی ندارد. هر شرکت و یا بنگاه اقتصادی که فعالیت‌هایش مشمول نظام مالیات بر ارزش‌افزوده باشد، ملزم به صدور فاکتور رسمی است.

فاکتور رسمی چه ویژگی‌هایی دارد؟

ویژگی‌های اصلی فاکتور رسمی یا صورت‌حساب فروش کالا و خدمات باید به‌صورت زیر باشد تا مورد تائید وزارت دارایی قرار بگیرد.

شماره‌سریال: بخش مهم در فاکتورهای رسمی و مورد تایید، نوع چاپ شماره‌سریال آن است. شماره‌سریال یا باید به رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا کمی برجستگی چاپ شود تا به‌راحتی قابل‌تشخیص بوده و متمایز از شماره زدن‌های معمولی و چاپ دیجیتالی باشد.

اطلاعات خریدار و فروشنده: اطلاعات و مشخصات فروشنده و خریدار مثل کد اقتصادی، شناسه ملی یا کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و … باید در فاکتور رسمی درج شود.

تخفیفات مالیات و عوارض: تعداد، قیمت، تخفیف‌ها، مالیات و عوارض کالا و خدماتی که مورد معامله قرار می‌گیرد باید در برگه فاکتور رسمی توضیح داده شوند. نکته قابل‌ملاحظه این است که بعد از اعمال تخفیف باید مالیات را محاسبه کرد.

امضاء و مهر: توجه داشته باشید که در فاکتور رسمی هیچ‌گونه خط‌خوردگی نباید وجود داشته باشد، مهم و امضاء خریدار و فروشنده نیز باید در فاکتور رسمی درج شود.